Mi experiencia en los negocios me ha enseñado una cosa cierta: que maximizar su productividad, felicidad, paz o impacto se puede lograr mejor si comprende claramente las 12 reglas del tiempo.
1. Tener Metas
Ser más eficiente con su tiempo es irrelevante si no sabe cómo quiere gastarlo. En la gestión del tiempo, la brújula es más importante que el reloj. Sepa adónde quiere ir y dedique su tiempo a las cosas que lo llevan allí.
Muchas personas gastan energía tratando de ser más eficientes sin hacer primero lo que es importante: establecer metas. Es como perderse camino a una nueva ciudad. Conducir más rápido no ayuda si va en la dirección equivocada. Averigüe en qué dirección ir y diríjase en esa dirección.
Una vez que lo haya preparado, su lista de objetivos revelará lo que es importante para usted.
2. Analiza Cómo Gastas Tu Tiempo
Siempre es bueno saber cómo está gastando su tiempo en este momento. Puede rastrear esto configurando un temporizador para que suene cada 15 minutos; siempre que suene, escriba exactamente lo que está haciendo. Alternativamente, divida su día en bloques de 15 minutos y registre cada actividad que realice.
Una vez que tenga sus registros de tiempo, examínelos. ¿Cómo se comparan con sus objetivos? ¿Pasas tiempo donde están tus prioridades?
3. Mantenga Una Lista De Tareas Pendientes
Esto suena demasiado simple, pero realmente es la base de todos los sistemas de administración del tiempo. Su lista de tareas puede ser electrónica, en papel elegante, encuadernada en un cuaderno o en hojas sueltas. La clave es tener todo lo que desea lograr en una lista. Mi lista de tareas puede tener un elemento de una sola línea, como "escribir informe anual", que me remite a un archivo mucho más grande o incluso a un cuadro de archivo sobre ese elemento.
4. Prioriza Tu Lista
Una vez que tenga la lista, determine cuáles son los elementos importantes. Márcalos con un resaltador, un bolígrafo rojo o de cualquier otra forma que los destaque.
A veces encuentro que mi lista de cosas por hacer es demasiado grande. Todos los elementos de la lista dicen "¡presta atención!", Aunque la mayoría de ellos no se destacaron como importantes. En estos casos, tomo una hoja de papel en blanco y cubro mi lista de tareas pendientes y anoto solo los tres o cuatro elementos más importantes. Esos son en los que hay que centrarse.
5. Controlar La Procrastinación
Utilizo una serie de trucos para romper cualquier tendencia persistente a procrastinar. Por ejemplo, me gusta tener una copia impresa de mi lista digital de tareas pendientes. Lo reimprimo cada pocos días a medida que se agregan nuevos elementos y se eliminan los completados. Es en estos momentos cuando busco los elementos que he marcado como de alta prioridad, pero que simplemente no se están terminando.
La gente suele decir que tengo un gran autocontrol. Sin embargo, en realidad, gran parte es el control del entorno. Yo controlo mi entorno para eliminar las cosas que podría usar para posponer las cosas. Quite los juegos de su computadora, por ejemplo, venda su televisor y deshágase de los trabajos ajetreados que utiliza para evitar las tareas importantes.
He desarrollado un hábito eficaz que me ha ayudado a acabar con la dilación: "Haz lo peor primero". Al comienzo de cada día, hago la única tarea que me está causando más estrés y que no he terminado. A veces le doy un cuarto de hora basándome en la teoría de que puedo soportar casi cualquier cosa durante 15 minutos. Con frecuencia es este pequeño empujón lo que me abre paso.
Si sigo procrastinando, reviso mis razones para establecer una meta. Para crear una motivación adicional para completar una tarea, fortalezco las razones por las que debería realizarse. De manera similar, muchas personas se recompensan a sí mismas por completar un trabajo.
6. Organizar
La organización y la gestión del tiempo están vinculadas. Encuentro que hago cosas importantes cuando tengo todas las herramientas que necesito para realizar el trabajo.
Lo opuesto al caos organizacional, el desorden y la desorganización generalmente conduce a un trabajo intenso. Si su escritorio está muy alto, cada hoja de papel dice "mírame". Puede terminar haciendo mucho trabajo sin llegar a las cosas importantes.
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